Nabór | Specjalista/ka ds. administracyjno-kancelaryjnych

DYREKTOR ARTYSTYCZNEJ INSTYTUCJI KULTURY

ORKIESTRY STOŁECZNEGO KRÓLEWSKIEGO MIASTA KRAKOWA SINFONIETTA CRACOVIA

OGŁASZA NABÓR NA WOLNE STANOWISKO

Specjalista/ka ds. administracyjno-kancelaryjnych
(NR REF. SC-6/2026)

‍

1. Wymagania formalne

• wykształcenie wyższe (ukończone studia licencjackie, inżynierskie lub magisterskie potwierdzone dyplomem; preferowane kierunki: administracja, zarządzanie biurem, zarządzanie, prawo i administracja, zarządzanie w sektorze publicznym, zarządzanie w kulturze, nauki społeczne lub prawne),
• dobra znajomość zagadnień z zakresu administracji biurowej,
• podstawowa znajomość języka angielskiego,
• doświadczenie zawodowe na stanowisku administracyjnym, sekretarskim.

2. Wymagania dodatkowe

• ukończone kursy lub szkolenia z zakresu administracji biurowej, archiwizacji dokumentów lub obsługi sekretariatu,
• dobra znajomość obsługi urządzeń biurowych,
• znajomość programu Comarch ERP Optima,
• znajomość zasad funkcjonowania instytucji sektora finansów publicznych,
• znajomość przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji,
• znajomość zasad kancelaryjnych i obiegu dokumentów,
• znajomość zasad administrowania aplikacjami IT i programami biurowymi,
• umiejętność organizacji pracy własnej i ustalania priorytetów,
• dokładność, samodzielność i odpowiedzialność w wykonywaniu powierzonych obowiązków,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• wysoka kultura osobista i umiejętność komunikacji interpersonalnej,
• niekaralność za przestępstwo popełnione umyślnie oraz pełna zdolność do czynności prawnych.

Uwzględniamy dodatkowo:

• wiedzę na temat funkcjonowania publicznych instytucji kultury, zwłaszcza artystycznych,
• doświadczenie w pracy w instytucji kultury.

3. Zakres obowiązków

• obsługa sekretarsko-asystencka dyrekcji instytucji,
• obsługa korespondencji i dokumentacji instytucji zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
• prowadzenie korespondencji oraz spraw zleconych przez dyrektora,
• prowadzenie rejestrów funkcjonalnych w instytucji,
• opracowywanie i prowadzenie ewidencji wewnętrznych aktów normatywnych,
• zarządzanie zakupami i usługami w zakresie dostaw materiałów eksploatacyjnych oraz stanu technicznego pomieszczeń oraz urządzeń instytucji,
• kontakt i współpraca z wewnętrznymi i zewnętrznymi dostawcami usług,
• organizowanie spotkań interesantów, prowadzenie kalendarium, prowadzenie korespondencji z podmiotami współpracującymi,
• monitorowanie terminowości realizacji spraw administracyjnych,
• sporządzanie sprawozdań, raportów, informacji dla organizatora instytucji i podmiotów zewnętrznych,
• obsługa archiwistyczna,
• stała współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi instytucji, zapewniająca sprawne funkcjonowanie instytucji we wszystkich bieżących sprawach formalnych, artystycznych, organizacyjnych i marketingowych,

4. Warunki pracy i płacy:

• umowę o pracę,
• praca w podstawowym systemie czasu pracy, 40 godzin tygodniowo, od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00,
• narzędzia niezbędne do wykonywania pracy,
• pracę w dynamicznym zespole i kontakt z artystami światowego formatu reprezentującymi różne dziedziny sztuki,
• wynagrodzenie zasadnicze w przedziale od 7 450 zł brutto do 8 000 zł brutto miesięcznie, uzależnione od posiadanego doświadczenia zawodowego, kwalifikacji oraz stażu pracy, zgodnie z Regulaminem Wynagradzania Pracowników Orkiestry,
• dodatkowo możliwość premii zgodnie z Regulaminem Wynagradzania Pracowników Orkiestry,
• praca administracyjno-biurowa, siedząca, wymagająca wymuszonej pozycji,
• praca siedząca, wymagająca długotrwałej koncentracji i pracy przy monitorze powyżej 5 godzin dziennie,
• informacja dla osób z niepełnosprawnościami: pomieszczenie higieniczno-sanitarne nie jest przystosowane dla osób z niepełnosprawnościami, brak oznaczeń dla osób niewidomych, brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom z niepełnosprawnościami,
• gotowość do podjęcia pracy: 01.07.2026 roku.

5. Wymagane dokumenty:

CV zawierające:

• potwierdzenie spełnienia wymogów formalnych,
• klauzulę zgody na przetwarzanie danych osobowych,
• adres do kontaktu (mailowy i/lub telefoniczny).

6. Termin i miejsce składania dokumentów:

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie wymaganych dokumentów na adres mailowy instytucji office@sinfonietta.pl do dnia 21 czerwca 2026 r.

Wybrani kandydaci będą informowani mailowo bądź telefonicznie o terminie przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych.

Wynik postępowania to łączny wynik rozmowy kwalifikacyjnej i analizy dokumentów sprawdzający stopień spełnienia powyższych wymagań.

Złożenie dokumentów potwierdza zapoznanie się z informacjami zawartymi na Sinfonietta Cracovia – Orkiestra Stołecznego Królewskiego Miasta Krakowa

7. Ilość etatów

1

‍

Pełna, gotowa klauzula zawierająca zgodę na przetwarzanie danych osobowych do zawarcia w CV:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Orkiestra Stołecznego Królewskiego Miasta Krakowa „Sinfonietta Cracovia” z siedzibą w Krakowie przy ul. Władysława Łokietka 14, 31-334 Kraków.

2. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko specjalisty/specjalistki ds. administracyjno-kancelaryjnych:

• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy – w zakresie danych wymaganych przez przepisy prawa,
• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zakresie danych podanych dobrowolnie przez kandydata.

3. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do przeprowadzenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażenia odrębnej zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – przez okres 12 miesięcy od dnia zakończenia bieżącej rekrutacji lub do czasu wycofania zgody.

4. Odbiorcami danych mogą być podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa oraz podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi niezbędne do realizacji procesu rekrutacji.

5. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

6. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody ma Pani/Pan prawo do jej wycofania w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

7. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

8. Podanie danych osobowych wymaganych przepisami prawa jest niezbędne do udziału w procesie rekrutacji. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

Prosimy o zamieszczenie w CV następującej zgody:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Orkiestrę Stołecznego Królewskiego Miasta Krakowa „Sinfonietta Cracovia” w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko specjalisty/specjalistki ds. administracyjno-kancelaryjnych, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

‍